例えば一人親方などの個人事業主の方が子どもを保育園に預けるにあたり
「提出が必要な就労証明書はどうやって書けばよいのか？」
「入園審査に通過しやすくするために提出したほうがよい書類を知りたい」
と悩まれる方もいらっしゃるのではないでしょうか。
個人事業主の場合は就労証明書を自分で書く必要があるため、スムーズな手続きのためにも詳細を調べておくことをおすすめします。
本記事では、個人事業主が就労証明書に記載する内容や、事前に確認しておきたい注意点などをご紹介するため、ぜひ参考にしてください。
Contents
就労証明書とは？
転職時や外国人労働者がビザ申請を行う際、または認可保育園を利用する際に必要なのが就労証明書です。就労証明書とは何を証明するための書類で、いつ提出すればよいのでしょうか。
何を証明する書類なのか？
就労証明書は「就労している事実を証明するため」の書類です。会社に勤めている場合は上司や人事に書類の記入を依頼しますが、個人事業主の場合は自分で記入します。
例えば保育園を利用する際には、なぜ子どもを預ける必要があるのかを明らかにする必要があります。仕事をしていることを理由に保育園を利用する場合は、就労している事実を証明するために就労証明書を提出しなければなりません。
また、転職する際には内定先の企業から就労証明書の提出を求められることがあります。これは職歴や業務内容を確認するとともに、給与などの待遇を算定することが主な目的です。
外国人労働者がビザの申請や更新を行う際にも、所属する部署や職務の内容などを確認するために就労証明書が必要になります。
どこでもらっていつ提出するのか？
就労証明書は自治体の窓口で入手可能です。自治体のHPからダウンロードできるようになっている場合もあるため、直接取りに行くのが難しければ利用してください。また、内閣府が運営する「マイナポータル」 というオンラインサービスでも入手できます。
保育園を利用するために就労証明書が必要な場合は入園する保育園から直接もらえることもあるため、事前に聞いておくとよいでしょう。
必要事項を記入した就労証明書は自治体の窓口に直接持参するか、郵送で提出できます。「マイナポータル」 を利用した場合はオンライン提出も可能なため、手順を確認しておきましょう。
就労証明書がなくても利用できる保育園もある
保育園には国からの認可を受けて運営している「認可保育園」と、認可を受けていない「認可外保育園」があります。
認可外保育園は民間が運営しており、入園する際は園との直接契約を結ぶのが一般的です。認可保育園とは選考方法に違いがあり、なぜ子どもを預ける必要があるのかを問われないこともあります。
そのため、空きがあれば就労証明書がなくても入園が許可されることがあるのです。
自治体によって取り扱いが異なることもあるため、事前に確認しておくことをおすすめします。
個人事業主が就労証明書に記載する内容
就労証明書の書式は自治体によって異なりますが、記載する内容はほとんど同じです。内閣府が標準的な書式 を公開しているため、確認しておくとよいでしょう。
個人事業主の場合は、主に以下のような項目の記載が必要です。
- 氏名・住所
- 勤務先名称
- 就労開始年月日
- 就労場所
- 業種
- 仕事の内容
- 事業形態
- 就労日数等
- 就労時間
- 直近3カ月の収入状況
- 健康保険
- 出産等による就労状況
- 保護者記入欄
個人事業主が就労証明書を書く際の注意点
個人事業主の場合は、就労証明書を書くにあたって注意しなければならないことがいくつかあります。ほかの書類の提出を求められる場合もあるため、事前に確認しておきましょう。
就労時間が不規則な場合の書き方は？
個人事業主は労働基準法の適用外であり、1日に何時間、週に何時間働いてもそれは「個人の意思」とみなされます。つまり労働時間の制限がなく、いつ働くかも自由なため、不規則な時間帯で仕事をされている方も多いでしょう。
就労証明書には就労時間を記載することになっており、どのように記載すべきか悩まれる個人事業主の方がほとんどです。
基本的には、主な就労時間と就労時間帯を記載しましょう。複数パターンの就労時間を記載できるようになっている書式もあるため、その場合は近いものをいくつか書いておくことをおすすめします。
就労証明書以外の書類の提出を求められることもある
状況によっては、就労証明書以外の書類の提出を求められることもあります。
その内容を詳しくご紹介する前に、まずは保育園を利用する際の就労証明書について解説しましょう。
保育園の入園審査は点数制になっており、家庭状況をポイント化して保育の必要性が高いと判断された方から入園が決まります。個人事業主の場合は就労の状況を証明しづらい部分もあり、就労証明書だけでは効力が弱く、ほかの書類の提出を求められることも珍しくありません。
具体的にどのような書類の提出が必要になるかは自治体によって異なりますが、次のような書類を用意するよう求められることが多いため、取得方法などを確認しておくとよいでしょう。
就労状況申告書
就労状況申告書は個人事業主やフリーランスなどの方が使用するもので、就労証明書だけでは就労状況を把握するのが難しいときに用いられます。1日の就労の様子を表にしたり、過去1か月の就労実績を詳しく記載したりできるようになっている書類です。
自治体によっては就労証明書と就労状況申告書が一緒になっている場合もあるため、確認しておきましょう。
書類は役所の窓口で直接取得するか、役所のHPからダウンロードすることが可能です。
開業届のコピー
開業届とは、個人事業を始める際に税務署へ提出する書類です。
開業届を提出することで確定申告の際に青色申告が可能になったり、銀行口座の開設手続きができるようになったりするほか、職業を証明することも可能になります。そのため、就労証明書の効力を高めるために、開業届のコピーを提出するよう求められることがあるのです。
開業届を出していないと個人事業主ではなく「内職」とみなされ、保育園入園の審査に不利になる可能性があります。開業の際に開業届を出すことは義務ではありませんが、保活をスムーズに進めるためにも提出しておいたほうがよいでしょう。
所得税の申告書類のコピー
就労によって収入を得ていることを証明するために、所得税の申告関係書類のコピーを提出するよう求められることもあります。
具体的には、確定申告書や青色申告決算書のコピーがあるとよいでしょう。青色申告決算書とは確定申告を青色申告で行う場合に提出する書類で、書類自体は国税庁のHPからダウンロードできます。
確定申告書には税務署の受付印が押されているか確認することを忘れないようにしてください。
賃貸借契約書
事業を始める際にオフィスとして賃貸物件を借りている場合は、そのときの賃貸借契約書を提出するよう求められることもあります。自宅とは別の場所に職場があることを証明できるため、入園審査の際に有利になる可能性があるでしょう。
また、事務所や店舗を開業していることがわかるパンフレットやチラシ・ホームページなどの写しを添付することになっている自治体もあります。
業務委託先で仕事をしている場合は、業務委託契約書を用意してください。
仕事をしていることが証明できる書類
「まだ開業届を提出していない」「確定申告をしていない」という状況の場合は、取引先との仕事のやり取りを証明する書類を提出することもあります。
例えば、請求書の控えや支払いが確認できる預金通帳のコピーでも、複数の書類を組み合わせれば取引の証明として認められるでしょう。また、取引先との請負契約書や業務委託契約書などでも、個人事業主として仕事をしていることが証明できる可能性があります。
個人事業主がスムーズに保育園へ預けるには？
個人事業主は会社勤めの方に比べて保育園の入園審査に通りにくいといわれています。そんな個人事業主が審査に通過しやすくなるためのポイントや、スムーズに保育園を利用するためのコツをご紹介します。
就労実績を作っておく
保育園の入園審査は、働いている時間が長い人ほど通過しやすくなります。そのため、できるだけ長く働いているという実績を作っておきましょう。
フルタイムで仕事をしている会社員と同じくらいの就労実績があればポイントが高くなるため、1日8時間×週5日以上の就労時間になるようにしておくことをおすすめします。
個人事業主の場合は自分の就労時間を正確に把握していない方もいらっしゃるのではないでしょうか。入園審査のために、就労実績を証明できるよう、しっかりと管理しておくことが大切です。
入園手続きの手順を確認しておく
スムーズに保育園を利用できるようにするために、申請から入園までの手順を事前に確認しておきましょう。
まずは子どもと一緒に保育園の見学へ行き、雰囲気や先生たちの様子などを見てくる必要があります。説明を受ける際に質問したいことをあらかじめまとめておくとよいでしょう。
入園したい保育園が決まったら、申し込みに必要な書類を準備します。申し込み受付が始まるのが11～12月で、1月には審査が開始されるのが一般的な流れです。審査期間はおよそ30日前後で、内定が決まったら面接や健康診断が行われます。
認可外保育園も検討する
認可保育園が見つからないときは、認可外保育園の利用も検討してはいかがでしょうか。前述したように、認可外保育園だと就労証明書がなくても入園できる園もあり、個人事業主でも利用しやすいのが特徴です。
まずは認可外保育園に入園し、途中で認可保育園へ切り替えるのもよいでしょう。自治体によっては、認可外保育園の利用実績があると認可保育園に入園しやすくなるといわれています。
まとめ
子どもを保育園に預ける際や転職する際、外国人労働者がビザの申請や更新を行う際には、就労証明書の提出が必要です。個人事業主の場合は就労証明書を書く際にさまざまな注意点があるため、事前にしっかり確認しておいたほうがよいでしょう。
就労状況を証明しづらい個人事業主は、就労証明書以外にも書類の提出を求められることがあります。どのような書類が必要で、どうやって取得するのか、あらかじめ調べておくと安心です。
スムーズに手続きを進めるために、余裕を持って準備をしておきましょう。
